Socorro! Não sei por onde começar.

Comece pelo dia anterior com a preparação.

Prepare de véspera a roupa que quer vestir, o que vai comer e planeie o dia seguinte. Esta última parte é a mais complexa. Como planear o dia seguinte com tantos objetivos a cumprir, com tantas distrações, com tantas notícias que quer ler na hora?

 

O ambiente é tudo

Crie um espaço de trabalho agradável e mantenha-o limpo e organizado.

Obviamente não se recomenda que esteja constantemente preocupado com esta organização e que, ao longo do dia, tente deixar a sua secretária imaculada. Contudo, no final de cada dia esta deve ser uma preocupação.

 

Defina o resultado pretendido antes de começar a trabalhar, as tarefas serão orientadas nesse sentido

Se não souber o que quer alcançar, não sabe qual o caminho a seguir. Antes de começar a executar, é crucial planear.

Imagine que tem um evento para organizar e um dos seus objetivos é que, até ao final da semana, todos os convidados tenham dado resposta e consiga confirmar com a equipa de catering quantas pessoas estarão no evento. Assim, sabe quando terá que disparar os convites e, no texto dos mesmos, estará definido o prazo máximo para que cada convidado confirme a sua presença.

Outro dos seus objetivos é que a pessoa XTPO esteja no evento. Então, o convite a esta pessoa segue também com um prazo de resposta mas, no dia anterior ao término desse prazo, tem como tarefa entrar em contacto telefonicamente e reforçar o convite.

Pequenas tarefas têm então que estar alinhadas com os objetivos.

 

Priorize

Definiu tantos objetivos – cada um com dezenas de pequenas e grandes tarefas associadas – que agora sente-se perdido?

Certamente saberá quais são as prioridades. Não? Então comece por fazer um esquema que o ajudará a defini-las:

  • A tarefa X só pode ser feita quando tiver concluída a tarefa Y?
    • 1º tarefa Y
    • 2º tarefa X
  • A tarefa Z depende unicamente de mim, a tarefa A depende de outras pessoas que aguardam mais informação da minha parte.
    • 1º tarefa A
    • 2º tarefa Z
  • A tarefa Z depende unicamente de mim, a tarefa C depende de outras pessoas que aguardam mais informação da minha parte, a tarefa D depende unicamente de mim mas, enquanto a mesma não estiver concluída, o projeto está parado.
    • 1º tarefa D
    • 2º tarefa B
    • 3º tarefa Z

Estava a meio de uma das tarefas que definiu e teve uma ideia brilhante na qual quer começar a trabalhar? Aponte-a no seu caderno de ideias geniais, guarde para depois, aproveite o tempo que passa a conduzir para pensar sobre a mesma.

Para o ajudar na organização de tarefas, recorra a um dos vários softwares disponíveis – como o Todoist. Nesta organização, tenha sempre presente que deve contemplar atrasos, tempo de viagem, etc. Assim, reduz a probabilidade de ser notificado do início de uma nova tarefa sem ter terminado a anterior e não são criadas expectativas irreais.

Terminadas grandes tarefas é hora da recompensa. Apanhe um pouco de sol pela janela, coma aquele chocolate que está na sua gaveta (confirme se não está lá desde a Páscoa passada).

 

Bloqueie distrações

Já todos nos habituamos a receber notificações a toda a hora e achamos que temos a obrigação de responder de imediato. É difícil trabalhar enquanto o telemóvel nos chama com sinais sonoros, luminosos e nos faz temer que se sigam sinais de fumo.

Vamos fazer um teste, eu mesma estou a começar: instale a aplicação Forest e vejamos se nos ajuda. Na sua lista de coisas para fazer antes de morrer escreveu que quer plantar uma árvore? Talvez assim consiga fazer um “meio check” nessa ambição.

Defina horários para responder a emails ou outras notificações. Principalmente quando trabalha em equipa, a troca de emails é uma constante. Experimente responder apenas nos primeiros 30min do seu dia, 15 minutos antes e depois do almoço, e mais 30min ao final do dia (defina os horários que lhe forem mais convenientes). Assim, não quebra a concentração e as suas respostas serão mais completas e úteis se forem dadas sem a preocupação de estar a meio de algo.

 

Valorize o seu tempo

A gestão de tempo tem muito que se lhe diga – por si só, merece um artigo independente (poderá vir a acontecer, tudo depende dos objetivos e tarefas que temos definidas) – pelo que só deixaremos algumas sugestões básicas.

Evite reuniões. Se é algo que se consegue resolver com um email ou com uma chamada, porque agendou uma reunião?

Evite reuniões com desperdício de tempo. Se algo foi abordado e ficou decidido na última reunião, não merece ser discutido novamente.

Faça um balanço no final de cada reunião: o que ficou decidido, quais as tarefas de cada um.

 

Descanse!

O trabalho e o descanso são parceiros.